Оптимизация управления корреспонденцией
О проекте
Фармстандарт — лидирующая фармацевтическая компания в России. Совместно с командой заказчика мы спроектировали и подготовили дизайн ФармСЭД 2.0 — системы регистрации входящей корреспонденции и управления поручениями для десктоп- и мобильных устройств.
Задача
За два месяца требовалось спроектировать полноценную систему управления взаимоотношениями с клиентами, которая бы оптимизировала работу с документами. Важной целью было выявление ключевых паттернов взаимодействия с текущей версией системы, поиск ее «узких мест» и подробное описание поведения новой системы на каждом этапе бизнес-процессов.
Решение и ключевые функции
Аналитика:
Мы провели большую работу по сбору информации и аналитике. Выделили ключевые паттерны взаимодействия с текущей версией системы, проблемы и узкие места, подготовили описание поведения системы на каждом этапе всех бизнес-процессов.
Проектирование:
Сотрудники, отвечающие за внутренние процессы, получают документы от заводов, подрядчиков и партнеров в единичном экземпляре или в виде «реестра» — пакета документов со штрихкодом. Код сканируется, документы сверяются и регистрируются, при этом адресаты уведомляются о новой корреспонденции.
Мы спроектировали систему так, что одновременно с регистрацией бумажной документации создается ее электронная копия и адресату ставится задача по работе с ней. Например, вы руководитель, и вам прислали пакет договоров от подрядчика. Вы заходите в ФармСЭД с телефона или компьютера, читаете документы в электронном виде, обсуждаете в комментариях с коллегами все ли условия вас устраивают. Когда вопрос решен — заказываете бумажные копии договоров у секретаря. Подписываете, и готово! Если условия не устраивают — прямо на экране договора переназначаете решение вопроса на вашего юриста и он готовит новую версию документа.
Если разрешение экрана больше 1680 пикселей, система располагает комментарии рядом с документом — удобно для договоров и других текстовых документов.
Если закинуть файл в задачу поверх раздела с документами — файл прикрепится к задаче. Если кинуть его в раздел с комментариями — прикрепится как ссылка к тексту комментария.
Переключить расположение можно обратно, в горизонтальный вид, он удобнее при работе с презентациями, планами и таблицами
Интерфейс спроектирован в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами. Так, например, появилась опция «переговорить» — одно из самых частых поручений топ-менеджмента.
Управление поручениями:
У руководителей не всегда есть время подробно описывать задачи подчиненным, проще рассказать за пару минут. Директор создает поручение, закидывает в него документ (если необходимо), указывает исполнителем своего заместителя и помечает «переговорить». Заместитель получит задачу, ознакомится с документом, подойдет к руководителю и обсудит с ним все вопросы.
Мы не заставляем людей заполнять лишние обязательные поля, мы подстраиваем систему под каждую роль и максимально сокращаем количество действий для получения результата.
Мобильное приложение:
Параллельно с основной версией системы мы разрабатывали версию для телефонов. Мы сразу договорились, что нет смысла копировать все функции десктопного решения на небольшие экраны и выделили основные сценарии использования на мобильных устройствах.
В приложении удобно:
обсуждать и комментировать задачи,
переназначать исполнителя,
менять дедлайн,
подписывать документы электронной подписью,
и, конечно, просматривать собственные задачи на ближайшее время.
Дизайн
Визуальный стиль:
В оформлении использованы брендовые цвета с добавлением приглушенных оттенков для второстепенных элементов. Для удобства работы в комментариях была разработана специальная цветовая палитра для выделения имен сотрудников.
Адаптивность:
Интерфейс спроектирован так, чтобы корректно отображать документы разного формата: файлы, заброшенные в задачу, могут прикрепляться как к самому поручению, так и как ссылки к комментариям.
Библиотека интерфейсных компонентов:
Подготовлен полный комплект компонентов для обеспечения единства стиля при дальнейшей разработке.
Оптимизация управления корреспонденцией
О проекте
Фармстандарт — лидирующая фармацевтическая компания в России. Совместно с командой заказчика мы спроектировали и подготовили дизайн ФармСЭД 2.0 — системы регистрации входящей корреспонденции и управления поручениями для десктоп- и мобильных устройств.
Задача
За два месяца требовалось спроектировать полноценную систему управления взаимоотношениями с клиентами, которая бы оптимизировала работу с документами. Важной целью было выявление ключевых паттернов взаимодействия с текущей версией системы, поиск ее «узких мест» и подробное описание поведения новой системы на каждом этапе бизнес-процессов.
Решение и ключевые функции
Аналитика:
Мы провели большую работу по сбору информации и аналитике. Выделили ключевые паттерны взаимодействия с текущей версией системы, проблемы и узкие места, подготовили описание поведения системы на каждом этапе всех бизнес-процессов.
Проектирование:
Сотрудники, отвечающие за внутренние процессы, получают документы от заводов, подрядчиков и партнеров в единичном экземпляре или в виде «реестра» — пакета документов со штрихкодом. Код сканируется, документы сверяются и регистрируются, при этом адресаты уведомляются о новой корреспонденции.
Мы спроектировали систему так, что одновременно с регистрацией бумажной документации создается ее электронная копия и адресату ставится задача по работе с ней. Например, вы руководитель, и вам прислали пакет договоров от подрядчика. Вы заходите в ФармСЭД с телефона или компьютера, читаете документы в электронном виде, обсуждаете в комментариях с коллегами все ли условия вас устраивают. Когда вопрос решен — заказываете бумажные копии договоров у секретаря. Подписываете, и готово! Если условия не устраивают — прямо на экране договора переназначаете решение вопроса на вашего юриста и он готовит новую версию документа.
Если разрешение экрана больше 1680 пикселей, система располагает комментарии рядом с документом — удобно для договоров и других текстовых документов.
Если закинуть файл в задачу поверх раздела с документами — файл прикрепится к задаче. Если кинуть его в раздел с комментариями — прикрепится как ссылка к тексту комментария.
Переключить расположение можно обратно, в горизонтальный вид, он удобнее при работе с презентациями, планами и таблицами
Интерфейс спроектирован в соответствии с принятыми в компании бизнес-процессами. Так, например, появилась опция «переговорить» — одно из самых частых поручений топ-менеджмента.
Управление поручениями:
У руководителей не всегда есть время подробно описывать задачи подчиненным, проще рассказать за пару минут. Директор создает поручение, закидывает в него документ (если необходимо), указывает исполнителем своего заместителя и помечает «переговорить». Заместитель получит задачу, ознакомится с документом, подойдет к руководителю и обсудит с ним все вопросы.
Мы не заставляем людей заполнять лишние обязательные поля, мы подстраиваем систему под каждую роль и максимально сокращаем количество действий для получения результата.
Мобильное приложение:
Параллельно с основной версией системы мы разрабатывали версию для телефонов. Мы сразу договорились, что нет смысла копировать все функции десктопного решения на небольшие экраны и выделили основные сценарии использования на мобильных устройствах.
В приложении удобно:
обсуждать и комментировать задачи,
переназначать исполнителя,
менять дедлайн,
подписывать документы электронной подписью,
и, конечно, просматривать собственные задачи на ближайшее время.
Дизайн
Визуальный стиль:
В оформлении использованы брендовые цвета с добавлением приглушенных оттенков для второстепенных элементов. Для удобства работы в комментариях была разработана специальная цветовая палитра для выделения имен сотрудников.
Адаптивность:
Интерфейс спроектирован так, чтобы корректно отображать документы разного формата: файлы, заброшенные в задачу, могут прикрепляться как к самому поручению, так и как ссылки к комментариям.
Библиотека интерфейсных компонентов:
Подготовлен полный комплект компонентов для обеспечения единства стиля при дальнейшей разработке.
Что мы сделали
Провели аналитику.
Разработали концепт.
Спроектировали интерфейсы основных бизнес-процессов.
Собрали интерактивные прототипы
Протестировали решение с рабочей группой.
По результатам тестирования сделали доработки.
Подготовили библиотеку интерфейсных компонентов.
Передали все результаты нашей работы разработчикам
Результат
Всего за 2 месяца была спроектирована современная система управления документацией, полностью подстроенная под бизнес-процессы компании. Результатом стал удобный инструмент, который оптимизирует работу сотрудников, отвечающих за внутренние процессы, и руководителей, значительно сокращая время на обработку корреспонденции и постановку задач.
Напишите нам
Кратко опишите свою задачу, и мы свяжемся с вами и дадим обратную связь в кратчайшие сроки — проведем консультацию, оценим проект, и предложим оптимальное решение вашей бизнес-задачи